Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht ein. Eine bedeutende Neuerung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für alle B2B-Transaktionen ist die Grundlage für diese Entwicklung des im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes, das Unternehmen auf eine umfassende Digitalisierung der Rechnungsprozesse vorbereitet.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung folgt dem Beispiel zahlreicher EU-Mitgliedsstaaten sowie einiger Länder außerhalb der EU, die die elektronische Rechnungsstellung bereits als Standard etabliert haben. Ziel dieser Maßnahme ist es, den Austausch von Rechnungsdaten effizienter zu gestalten und auf eine geplante Einführung eines EU-weiten elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission vorzubereiten. Während die Implementierung dieses Systems bis 2028 angedacht war, wird inzwischen eine Verschiebung bis 2030 oder 2032 diskutiert. In Deutschland soll ein nationales Meldesystem erst nach der Umsetzung der EU-weiten Lösung in Betrieb genommen werden.

Neue Regelungen: Was Unternehmen erwartet

Ab dem Stichtag 1. Januar 2025 gibt es nur noch zwei Kategorien von Rechnungen: elektronische Rechnung (E-Rechnungen) und sonstige Rechnungen. Diese Unterscheidung ist wesentlich für die Einhaltung der neuen Anforderungen.

E-Rechnung:

Eine E-Rechnung ist definiert als ein Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt und verarbeitet wird. Formate wie XRechnung oder das hybride ZUGFeR-Format erfüllen diese Anforderungen, da sie sowohl maschinenlesbare als auch für den Menschen lesbare Elemente enthalten. Formate wie PDF, .jpeg oder .docx, die keine strukturierte Datenverarbeitung ermöglichen, gelten nicht mehr als E-Rechnung.

Sonstige Rechnung:

Hierzu zählen alle Papierrechnungen und nicht strukturierte Formate wie PDF oder Bilddateien. Diese Formate werden ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt.

Wer ist von der Regelung betroffen? 

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands, unabhängig davon, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich tätig ist. Auch Kleinunternehmen müssen sich bis 2028 auf die neuen Regelungen einstellen. Voraussetzung für die Pflicht ist die Ansässigkeit sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Empfängers im Inland. Eine einfache umsatzsteuerliche Registrierung ohne inländische Ansässigkeit begründet keine Verpflichtung zur E-Rechnung. 

Ausnahme

Umsätze mit privaten Endverbrauchern (B2C) und grenzüberschreitenden B2B-Geschäften sind von dieser Regelung ausgenommen.

Übergangsfristen und Umsetzungsschritte

Die Umsetzung erfolgt in mehreren Phasen, um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben:

• 2025–2026: Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in nicht konformen Formaten (wie PDF) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2027: Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 € bleibt die Verwendung nicht konformer Formate weiterhin möglich.
• Ab 2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird für alle B2B-Umsätze verpflichtend. Nicht konforme Rechnungsformate sind dann nicht mehr zulässig.

Konsequenzen der Nichteinhaltung

Unternehmen, die sich nicht an die Fristen zur Umstellung auf E-Rechnungen halten, können mit verschiedenen Sanktionen rechnen:

• Bußgelder: Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht können als Ordnungswidrigkeiten eingestuft werden, die mit Bußgeldern geahndet werden.
• Zahlungsverzögerung: Rechnungen, die nicht in den vorgeschriebenen Formaten eingereicht werden, können von den Rechnungsempfängern abgelehnt werden, was zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führen kann.
• Rechtliche Streitigkeiten: Die Nichteinhaltung kann auch zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen, insbesondere wenn Vertragspartner auf Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bestehen.

Anforderungen an den Rechnungsempfang

Ab 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr notwendig, es sei denn, es handelt sich um nicht konforme Rechnungsformate. Für Endverbraucher bleibt die Zustimmung zur Nutzung elektronischer Formate hingegen erforderlich.

Mögliche Übermittlungswege für E-Rechnungen

Unternehmen können den Versand und Empfang von Rechnungen auf verschiedene Weisen organisieren. Dazu gehören:

• Versand per E-Mail
• Nutzung elektronischer Schnittstellen
• Bereitstellung in einem zentralen Speicherort
• Downloadmöglichkeiten über Internetportale

Unternehmen haben auch die Option, externe Dienstleister für die Übermittlung und Verarbeitung der E-Rechnungen zu beauftragen, müssen jedoch sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Dabei ist besonders auf die Sicherheit zu achten: Der verstärkte Empfang von Dateianhängen per E-Mail erhöht das Risiko von Cyberangriffen, weshalb die Überprüfung der Anhänge auf Schadsoftware unerlässlich ist.

Ausnahmen und Archivierungspflichten

Nicht in allen Fällen ist eine E-Rechnung erforderlich. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise sind von der Verpflichtung ausgenommen. Auch für steuerfreie Leistungen gemäß § 4 UStG ist die elektronische Rechnungsstellung nicht verpflichtend. Die Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert bei zehn Jahren. Wichtig ist, dass die E-Rechnungen im ursprünglichen, strukturierten Format archiviert werden und den Anforderungen an die Unveränderbarkeit entsprechen. Selbst wenn zusätzlich ein lesbares PDF-Dokument vorliegt, muss das Ursprungsformat gespeichert werden.

Empfohlene Programme und Tools

Um die Umstellung auf E-Rechnung zu erleichtern, können folgende Programme und Dienste genutzt werden.

• XRechnung-Tools: Softwarelösung, die speziell für die Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen konzipiert sind, wie DATEV oder Lexware, bieten Unterstützung bei der Einhaltung der EN 16931-Norm.
• Cloud-basierte Rechnungsdienste: Anbieter wie Zoho Invoice oder FreshBooks ermöglichen die Erstellung, den Versand und die Verwaltung von E-Rechnungen über Online-Plattformen.
• ERP-Systeme: Große ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics bieten integrierte Lösungen zur Handhabung von E-Rechnungen und deren Compliance.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt eine bedeutende Änderung für den Geschäftsverkehr in Deutschland dar. Unternehmen sollten sich rechtzeitig vorbereiten, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen effizienter Abläufe und einer verbesserten Datenverarbeitung zu profitieren.