Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt ein Urteil von großer Bedeutung erlassen. Gemäß dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21 wurde klargestellt, dass alle Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) dazu angehalten sind, ein System zur Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu implementieren. Bemerkenswert ist, dass das BAG in der Begründung seines Urteils explizit auf eine vorangegangene Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in Bezug auf die Pflicht zur Zeiterfassung Bezug nimmt.
Inhaltsverzeichnis
- Der Kontext des EuGH-Urteils
- Warum ist die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen unerlässlich?
- Welches System zur Arbeitszeiterfassung steht Unternehmen zur Verfügung?
- Wie digitale Zeiterfassung die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung minimiert
- Warum die digitale Arbeitszeiterfassung für Unternehmen unverzichtbar ist
Der Kontext des EuGH-Urteils
Bereits im Mai 2019 hatte der EuGH ein Grundsatzurteil erlassen, das besagt, dass alle Unternehmen in der Europäischen Union Systeme implementieren müssen, mit denen die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten erfassen können. Die konkrete Ausgestaltung dieser Systeme wurde jedoch den einzelnen Mitgliedsländern überlassen. Aufgrund der Corona-Pandemie und der im Herbst 2021 anstehenden Bundestagswahl wurde dieses Urteil in Deutschland zunächst nicht in nationales Recht umgesetzt.
Es gibt Ausnahmen für kleine Betriebe. Geplant ist, wer weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt, soll von der Pflicht der elektronischen Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Für Unternehmen ergibt sich aus diesen Urteilen die klare Verpflichtung, in ihren Betrieben Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit der Beschäftigten einzuführen. Laut EuGH muss die Erfassung der Arbeitszeit verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Zwar ist die Nutzung elektronischer Systeme nicht explizit vorgeschrieben, jedoch muss das System revisionssicher und für die Arbeitnehmer praktikabel sein.
Aktuelle Entwicklungen
Seit dem 13. April 2023 liegt ein Gesetzentwurf des Arbeitsministeriums vor, der als Reaktion auf die genannten Urteile die Nutzung elektronischer Zeiterfassungssysteme festschreibt. Dieser Gesetzentwurf muss noch vom Bundeskabinett und dem Bundestag verabschiedet werden, um gültig zu werden. Dennoch sind Unternehmen bereits jetzt auf Basis des erwähnten § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, entsprechende Systeme zu implementieren. Dabei reicht es nicht aus, die Systeme lediglich bereitzustellen; die Arbeitgeber müssen deren Nutzung aktiv sicherstellen.
Warum ist die elektronische Zeiterfassung für Unternehmen unerlässlich?
Kurz gesagt: Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems bringt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer signifikante Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Papiermethode mit sich. Durch die digitale Handhabung lässt sich der Verwaltungsaufwand erheblich minimieren.
Was wird erfasst?
Zu dokumentieren sind der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende, Pausenzeiten, Ruhezeiten sowie die gesamte Arbeitszeit. Ein Zeiterfassungssystem ermöglicht es, die gesammelten Daten direkt in ein Lohn- und Buchhaltungssystem zu übertragen. Dies kann gegebenenfalls durch weitere Schnittstellen zu einem Projektmanagement-Tool ergänzt werden. Selbstverständlich muss das System so konzipiert sein, dass weder unbefugter Zugriff noch Datenverlust möglich sind.
Transparenz und Rechtssicherheit
Für Sie als Arbeitgeber sowie für Ihre Arbeitnehmer sind Transparenz und Rechtssicherheit gewährleistet. Bei eventuellen Unklarheiten, beispielsweise in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, können die gespeicherten Daten jederzeit zur Überprüfung der geleisteten Arbeitszeit herangezogen werden.
Ressourcenplanung und Projektmanagement
Darüber hinaus ermöglicht die digitale Zeiterfassung eine präzise Überprüfung des Arbeitsaufwands für abgeschlossene Projekte. Auf Basis der vorhandenen Daten kann die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte deutlich genauer durchgeführt werden.
Vertrauensarbeitszeit bleibt erhalten
In Diskussionen um die Arbeitszeiterfassung wird oft das Ende der Vertrauensarbeitszeit befürchtet. Diese Sorge ist jedoch unbegründet. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber keine festen Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende vorgibt, sondern lediglich die tägliche Arbeitsdauer. Durch die digitale Zeiterfassung wird die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten präziser nachgewiesen.
Selbstorganisation und -optimierung
Da die Arbeitnehmer jederzeit Zugriff auf ihre erfassten Daten haben, wird die digitale Zeiterfassung auch zu einem Instrument der Selbstorganisation und -optimierung. So kann jeder Beschäftigte leicht überprüfen, wie viel Zeit er für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt hat.
Welches System zur Arbeitszeiterfassung steht Unternehmen zur Verfügung?
Die digitale Zeiterfassung hat sich als unverzichtbares Instrument in der modernen Arbeitswelt etabliert. Doch welche Varianten gibt es und wie kann die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit optimal eingesetzt werden?
Stationäres Terminal
Ein stationäres Terminal dient als zentrale Anlaufstelle für die Zeiterfassung und wird oft am Eingangsbereich eines Unternehmens oder einer Abteilung platziert. Es funktioniert ähnlich wie eine traditionelle Stechuhr und ist ideal für Produktionsstätten oder Geschäftsbereiche, in denen die Mitarbeiter physisch anwesend sein müssen.
Webbrowser und Desktop-Apps
Für Büroarbeitsplätze und das Homeoffice bietet sich die Zeiterfassung über einen Webbrowser oder eine installierte Desktop-App an. Diese Methode ist besonders praktikabel, wenn der Arbeitscomputer mit dem Softwaresystem des Unternehmens online verbunden ist.
Mobile Apps
Für Mitarbeiter im Außendienst oder an dezentralen Standorten, die nicht ständig mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, eignen sich mobile Apps zur Zeiterfassung. Die Zeiterfassung per App ermöglicht das Erfassen und Dokumentieren der Arbeitszeit flexibel und standortunabhängig.
Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung
In den meisten digitalen Zeiterfassungssystemen ist die Handhabung denkbar einfach. Es sind keine manuellen Einträge für Anmeldung, Abmeldung oder Pausen erforderlich. Stattdessen läuft im Hintergrund eine Uhr, die gesetzliche Pausenzeiten bereits berücksichtigt. Ein einfacher Klick auf einen Button genügt, und das System registriert automatisch den Zeitpunkt und den Mitarbeiter.
Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Alle Nutzer haben Zugriff auf ihr persönliches Mitarbeiterkonto. So können sie jederzeit ihren aktuellen Stand an Über- oder Minusstunden einsehen. Für Arbeitgeber besteht zudem die Möglichkeit, individuelle Regelungen wie Kernarbeitszeiten oder maximale Überstundenanzahl zu hinterlegen. Darüber hinaus kann in Echtzeit überprüft werden, welche Mitarbeiter aktuell eingestempelt sind.
Wie digitale Zeiterfassung die Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung minimiert
Die Arbeitszeiterfassung ist ein kritischer Bestandteil des betrieblichen Alltags, der jedoch oft zu Fehlern und Unklarheiten führen kann. In diesem Artikel erläutern wir, wie digitale Zeiterfassungssysteme diese Probleme effektiv adressieren.
Fehleranfälligkeit der Papierform
Die klassische Arbeitszeiterfassung auf Papier ist nicht nur umständlich, sondern auch fehleranfällig. Manuell müssen die Arbeitsstunden und alle anderen Daten später in der Lohnbuchhaltung aufgezeichnet werden, was zu Ungenauigkeiten führen kann, insbesondere wenn Einträge verspätet oder aus der Erinnerung heraus gemacht werden.
Einfachheit und Genauigkeit der digitalen Zeiterfassung
Im Gegensatz dazu ermöglicht die digitale Zeiterfassung eine präzise und unkomplizierte Erfassung der Arbeitszeit mit nur einem Klick. Diese Daten werden automatisch im Mitarbeiterkonto gespeichert und direkt an die Lohnbuchhaltung gesendet, ohne dass manuelle Zwischenschritte erforderlich sind.
Flexibilität und Mobilität
Digitale Zeiterfassungssysteme sind flexibel und können über mobile Apps auch unterwegs genutzt werden. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter im Außendienst oder an dezentralen Standorten.
Transparenz und Datensicherheit
Die digitale Speicherung der Arbeitszeiten schafft Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Beide Parteien haben jederzeit Zugriff auf die Daten, die sicher gespeichert sind und nicht manipuliert werden können. Dies gewährleistet sowohl Datensicherheit als auch Datenschutz.
Projektbezogene Arbeitszeiterfassung
Die Möglichkeit, projektbezogene Arbeitszeiten zu erfassen, erleichtert die Auswertung des Arbeitsaufwands für laufende und abgeschlossene Projekte und unterstützt die Ressourcenplanung für zukünftige Vorhaben.
Compliance mit gesetzlichen Vorgaben
Nicht zuletzt hilft die digitale Zeiterfassung Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Die Daten sind jederzeit für Berichte, Abrechnungen oder Audits verfügbar und liegen bereits in einem digitalen Format vor, das keine manuelle Übertragung erfordert.
Warum die digitale Arbeitszeiterfassung für Unternehmen unverzichtbar ist
Die digitale Arbeitszeiterfassung ist mehr als nur ein Trend; sie ist eine Notwendigkeit, die zahlreiche Vorteile für Unternehmen bietet. In diesem Fazit fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen.
Gesetzliche Konformität
Durch die Nutzung eines digitalen Zeiterfassungssystems erfüllen Unternehmen nicht nur die bestehenden gesetzlichen Anforderungen, sondern sind auch für zukünftige gesetzliche Änderungen gerüstet. Das System gewährleistet die Einhaltung der Vorgaben des EuGH hinsichtlich Verlässlichkeit, Objektivität und leichter Zugänglichkeit der erfassten Daten.
Vielseitige Features
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine Reihe von Funktionen, die den Mitarbeitern die eigenverantwortliche Zeiterfassung erleichtern:
- Einfache Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen
- Automatische Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeiten
- Verwaltung von Überstunden
- Unkompliziertes Beantragen von Urlaub
- Flexibles Ein- und Auschecken über verschiedene Endgeräte
Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Systeme erleichtern die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Bereitstellung aufbereiteter Daten, die direkt weiterverarbeitet werden können. Die Integration mit Projektmanagementtools ermöglicht zudem eine einfache Berechnung und Vergütung projektbezogener Arbeitszeiten.
Fehlerminimierung
Digitale Zeiterfassung reduziert die Fehleranfälligkeit, die bei manueller Erfassung und Datenübertragung auftreten kann. Ein Klick genügt, und das System erfasst den Zeitpunkt automatisch.
Transparenz und Datensicherheit
Das System bietet vollständige Transparenz für alle berechtigten Personen und den jeweiligen Mitarbeiter. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, und der Zugriff ist nur einem autorisierten Personenkreis gestattet.
Die digitale Arbeitszeiterfassung vereinfacht nicht nur die Verwaltung der Arbeitszeiten, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für Rechtssicherheit. Angesichts der bevorstehenden gesetzlichen Änderungen ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um ein solches System in Ihrem Unternehmen zu implementieren.